Stratégies pour présenter avec brio !

Partager sa présentation avec caractère
Par Julie Laperrière, experte en présentations chez Prokläm
Le problème suivant vous est probablement déjà arrivé: vous concevez une présentation PowerPoint et tout semble parfait. Le texte est bien aligné avec l’ensemble des autres éléments. Vous envoyez votre chef d’oeuvre à un collègue et ce dernier vous demande si vous avez voulu imiter Picasso.

Loin d’être un compliment dans ce cas précis, cette remarque signifie sans doute que le fichier, une fois ouvert sur son ordinateur, affiche des caractères désalignés avec l’ensemble, ce qui peut rendre le texte illisible.

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Dans l’exemple ci-dessus, la diapositive a été conçue avec la police Calibri 44 points. Lorsque cette même diapositive a été affichée sur l’ordinateur du collègue, c’est Arial 44 points qui est apparue. Même si les deux polices ont le même format (44 points), le corps des polices est différent, donc la répartition des caractères dans l’espace prévu s’ajuste automatiquement. Et le résultat est décevant.

L’explication de ce problème est fort simple: la police Calibri n’est pas installée sur l’ordinateur du collègue et à l’ouverture, PowerPoint la remplace par une police de son choix. Dans ce cas, c’est Arial qui a été déterminée par PowerPoint pour se substituer à Calibri.

Ce problème pourrait également survenir si, par exemple, vous créez la présentation sur un ordinateur de bureau et la transférez sur votre ordinateur portable pour le jour de la projection.

Pour éviter cette substitution involontaire, quelques solutions s’offrent à vous.

1-  Choisir une police à toute épreuve

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Le tableau ci-dessus présente les polices qui sont installées sur la plupart des ordinateurs, quel que soit son système d’exploitation ou sa version de PowerPoint. En choisissant une de ces polices pour votre présentation, vous vous assurez d’optimiser la lisibilité de votre fichier pour le plus grand nombre possible. L’universalité n’est toutefois pas garantie à 100 %; il est toujours possible qu’un utilisateur ait supprimé une police de son système.

Ces choix sont sûrs si vous devez faire parvenir la présentation à un grand nombre de personnes, le plus simplement possible.

Pour un peu plus de choix, si vous connaissez le système d’exploitation ou la version PowerPoint de l’ordinateur qui lira votre fichier, vous pouvez consulter cette liste offerte par Microsoft et ainsi vous assurer de la présence d’une police (originalement).

Outil pour connaître les polices originales installées sur un ordinateur: http://www.microsoft.com/typography/fonts/

2- Incorporer une police lors de l’enregistrement

Si elle a l’avantage d’être pragmatique et sûre, la première option limite beaucoup les élans de créativité. En design graphique, la typographie ajoute une dimension au message et contribue à renforcer l’impact de la présentation.

La solution pour garantir un bon affichage du texte sur tous les ordinateurs c’est d’incorporer la police lors de l’enregistrement, pour qu’elle voyage avec le document. Cela n’est pas automatique et vous devez le demander au moment d’enregistrer.

Étape 1

Dans le bouton Office, cliquez sur « Options PowerPoint » (en bas)

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Étape 2

Cliquez sur « Enregistrement ».

Cochez « Incorporer les polices dans le fichier » et « Incorporer tous les caractères ».

Cliquez sur OK.

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L’incorporation d’une police dans votre présentation augmenta la taille du fichier. Pour l’alléger, vous pourriez choisir d’incorporer seulement les caractères utilisés, mais dans ce cas, la personne qui reçoit votre présentation ne pourrait apporter aucune modification au document.

Il est possible d’incorporer n’importe quelle police TrueType fournie avec Windows. Vous pouvez incorporer d’autres polices TrueType également, si la licence de la police le permet. Si une police ne peut être incorporée, PowerPoint vous en avisera.

3- Installer une police sur l’ordinateur

Dans les cas où la police ne peut être incorporée à cause de la licence, il reste une solution: installer la police manquante sur l’ordinateur qui lira la présentation. La procédure est simple: il suffit de cliquer-droit sur le fichier de la police, et de sélectionner « Installer ». Le fichier ira se loger dans le dossier « Polices » sous « Panneau de configuration ». Il faut toutefois disposer des droits requis pour l’installation de cette police.

installation_police

Où trouve-t-on des polices ?

Site populaire pour des polices gratuites: http://www.dafont.com/fr/

On peut également acheter des polices; les prix sont très variables. Certaines sont abordables et n’augmenteront pas significativement le coût de votre projet. Mais parfois, la police complète est plus dispendieuses qu’un logiciel l’incluant ! Linotype.com est un site commercial populaire. Vous en trouverez de nombreux autres grâce à votre moteur de recherche.

4- Convertir le texte en image

Il est possible de convertir le texte en image dans PowerPoint, ce qui permet de le fixer, pour de bon…comme si nous en faisions une photographie. Cette technique requiert un peu plus de temps et n’est pas utile dans tous les cas.  Je l’utilise pour les présentations de mes clients lorsque la composition typographique est complexe ou pour une police de fantaisie. Surtout, je m’assure que ce que je fixerai en image ne sera jamais susceptible d’être édité par mes clients! Car une fois le texte figé en image, il n’est plus possible de le modifier, à moins de recommencer la procédure.

L’image de format .png ainsi créée sera identique au texte initial.

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Cliquez droit sur la boîte de texte (obtenir un trait continu autour du texte, pas le trait pointillé), puis sélectionnez « Enregistrer en tant qu’image ».

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Choisissez le type de fichier (.png ou autre), nommez-le et enregistrez-le sur votre ordinateur. Ensuite, insérez cette nouvelle image dans votre diapo comme vous le feriez avec n’importe quelle autre image.

Conclusion

En résumé, lorsque vous devez partager une présentation PowerPoint avec d’autres personnes, ou bien lire cette présentation sur un ordinateur autre que celui où elle a été conçue, il existe différentes options pour en préserver l’intégrité graphique et éviter le schlimblink.

1- choisir une police à toute épreuve

2- incorporer la police dans la présentation lors de l’enregistrement

3- installer la police sur l’ordinateur

4- convertir le texte en image pour le fixer

Chacune de ces solutions répond à des besoins spécifiques. Que vous ayez besoin d’universalité pour une large diffusion, ou bien que vous travailliez en équipe sur un même projet, vous pourrez contrôler les paramètres et vous assurer d’un affichage optimal et uniforme en toutes circonstances.

A propos de l'auteur

JULIE LAPERRIÈRE a réalisé des centaines de présentations visuelles et de contenus inspirants pour des entreprises de secteurs variés et de partout dans le monde. Consultante, conférencière et formatrice agréée, elle a accompagné plusieurs entrepreneurs dans leur préparation pour présenter avec impact et influence. (Programmes FastTrac TechVenture et Startup Fuze, concours DevTech50 et Innobahn). Depuis 2012, Julie est impliquée dans la communauté TED (TEDxQuébec) en tant que coach pour les conférenciers. Julie Laperrière est designer PowerPoint et stratège de contenu inspirant, chez Prokläm.

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