Stratégies pour présenter avec brio !

Improvisation ou préparation: comment anticiper votre prochaine présentation ?
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Un membre du Cabinet félicita Wilson pour avoir introduit la mode des discours courts et lui demanda combien de temps il avait mis à préparer son discours. Il répondit :

« Cela dépend. Si je dois parler 10 minutes, j’ai besoin d’une semaine de préparation; pour 15 minutes, j’ai besoin de 3 jours; pour une demi-heure, je suis prêt dès maintenant. »

– Président Woodrow Wilson

Si on en croit cette scène racontée par J. Daniels dans  The Wilson Era: Years of War and After 1917-19231 le président Wilson était un précurseur et aurait influencé ses contemporains par des discours plus courts et bien préparés, à l’instar de ce que valorisent les conférences TED aujourd’hui.

Nous vivons à l’ère de l’infobésité : les idées et les concepts rivalisent pour attirer notre attention. Nous sommes submergés par l’information. Dans ce contexte, il devient essentiel de se démarquer pour influencer.

Les conférences TED connaissent un succès énorme dans le monde entier. Ce succès s’explique par la courte durée des conférences, la clarté du message véhiculé, la pertinence des sujets, des présentations visuelles élégantes et la qualité de la livraison. « Ideas worth spreading » (des idées qui méritent d’être partagées), c’est le mantra de TED.

À l’instar des patineurs artistiques qui réalisent des prouesses avec le sourire, présenter « à la TED » semble facile. Mais cette aisance sur scène, cette clarté du message et la qualité exceptionnelle de telles présentations n’est possible qu’avec beaucoup de préparation. Présenter est un art.

L’art de la présentation demande de la préparation

L’experte américaine en présentations et auteure de best-sellers Nancy Duarte estime qu’une excellente présentation d’affaires demandera de 36 à 90 heures de préparation 2 ! De ce nombre, entre 20 et 60 heures seront consacrées à la conception d’une trentaine de diapos.

Duarte suggère de débuter la préparation par une collecte des informations et d’y consacrer de 6 à 20 heures. Ensuite, elle propose de créer une « carte des besoins de l’auditoire » (1 heure).

Si Duarte a inspiré mes premiers pas en tant que consultante en présentation, l’expérience a modifié ma façon de travailler avec mes clients. La première étape du processus chez Prokläm est de déterminer l’objectif de la présentation (stratégie) et faire une étude de l’auditoire (démarche empathique). Chez nous, la recherche d’informations arrive à la fin du processus de la création du message car elle sera mieux orientée et ciblée.

Les étapes pour préparer une présentation exceptionnelle

Voici les étapes par lesquelles une bonne préparation doit passer pour développer une excellente présentation d’affaires.

Message (12-16 heures*)
1- Stratégie pour l’entreprise (objectif à l’interne) et appel à l’action (objectif pour l’auditoire)
1 heure
2- Analyse de l’auditoire
1 heure
3- Génération d’idées
2 heures
4- Organisation des idées selon une des 4 trames narratives (storytelling) définie par l’objectif
2 heures
5- Recherche ciblée, en lien avec les objectifs définis et les idées générées
3-5 heures
6- Script et ajustements
3-5 heures
Présentation visuelle (17-37 heures*)
7- Scénarimage (storyboard)
2 heures
8- Création des diapos dans le logiciel de présentation
15-35 heures
Livraison (3-9 heures*)
9- Répétition, répétition, répétition…
3-9 heures
*Le nombre d’heures mentionné peut varier selon plusieurs facteurs, dont la complexité du projet. À titre indicatif.

Planification | Réalisation | Exercice

Bien sûr, il ne serait pas réaliste de consacrer 62 heures à la préparation de chacune des présentations d’affaires que nous donnons dans une année ! Toutes les présentations n’ont pas le même enjeu, certaines ne nécessitent pas de support visuel et d’autres seront répétées plusieurs fois devant divers auditoires.

Mais toutes les présentations d’affaires ont ceci en commun: elles ont un objectif stratégique et doivent provoquer un changement chez l’auditoire. Le simple fait d’adopter l’ordre planification (message) – réalisation (présentation visuelle) – exercice (livraison) vous permettra d’améliorer significativement la qualité de vos présentations en général en créant de la cohérence. Et quand l’enjeu est grand, soyez conscient que pour vous démarquer, vous devrez y mettre le temps.

Être accompagné dans le processus de préparation peut significativement réduire le temps qui y est consacré. Un professionnel vous posera les bonnes questions et vous permettra d’investir les efforts au bon endroit et dans le bon ordre. Une ressource professionnelle pour concevoir vos diapos vous permettra aussi d’économiser beaucoup de temps, pour un résultat impressionnant. Ultimement, une démarche avec un expert en présentations vous permettra de vous dépasser.

Devenir un orateur influent et respecté

Un orateur qui manque de préparation blâmera le peu de temps que les organisateurs lui auront laissé pour parler. La stratégie adoptée sera de parler plus vite ou de s’excuser de ne pas avoir le temps de couvrir le dernier point (ce qui est très frustrant pour l’auditoire). Il risque carrément d’oublier certaines parties importantes de son discours! Son message sera confus et…oublié aussitôt.

Un orateur qui se démarque sera concis et précis ; il respectera le temps qui lui est alloué pour parler, tout en étant clair, pertinent et mémorable…parce qu’il aura mis le temps de se préparer adéquatement. Et franchement, lorsque vient le temps de prendre la parole, nous voudrions tous faire partie de cette catégorie !


(1) 1946, The Wilson Era: Years of War and After 1917-1923 par Josephus Daniels, Page 624, The University of North Carolina Press – Retour au texte
(2) 2008, Slide:ology par Nancy Duarte, Page 13, Éditions O’Reilly – Retour au texte

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A propos de l'auteur

JULIE LAPERRIÈRE a réalisé des centaines de présentations visuelles et de contenus inspirants pour des entreprises de secteurs variés et de partout dans le monde. Consultante, conférencière et formatrice agréée, elle a accompagné plusieurs entrepreneurs dans leur préparation pour présenter avec impact et influence. (Programmes FastTrac TechVenture et Startup Fuze, concours DevTech50 et Innobahn). Depuis 2012, Julie est impliquée dans la communauté TED (TEDxQuébec) en tant que coach pour les conférenciers. Julie Laperrière est designer PowerPoint et stratège de contenu inspirant, chez Prokläm.

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